Form W-3 완전정복 — 고용주가 꼭 제출해야 하는 연말 보고서, 실수하면 벌금까지

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📤 Form W-3 완전정복 — 고용주가 꼭 제출해야 하는 연말 보고서, 실수하면 벌금까지 (2025)

미국에서 직원을 고용한 모든 고용주는 매년 1월 말까지 Form W-2뿐 아니라 이를 요약해 IRS와 SSA에 제출 Form W-3도 함께 제출해야 합니다.
많은 소규모 비즈니스·교회·개인 고용주가 “W-2만 보내면 되는 줄 알았다”라고 오해하지만, W-3 제출 누락은 벌금(Penalties)으로 이어질 수 있습니다.


📘 목차

1️⃣ Form W-3란 무엇인가?

Form W-3는 고용주가 발행한 모든 W-2를 집계한 총괄 요약 보고서(Transmittal)입니다.
고용주는 매년 연말 직원들에게 W-2를 발행할 뿐만 아니라, SSA(Social Security Administration)에 W-2 사본과 함께 W-3를 제출해야 합니다.

즉, W-3는 다음 내용을 집계한 “요약본”입니다:

  • 총 임금(Wages)
  • 총 연방 원천징수세(Federal Income Tax Withheld)
  • 총 Social Security Wages & Tax
  • 총 Medicare Wages & Tax
  • TIP 신고 총액
  • 부가 세금(Dependent Care Benefits 등)

핵심 기억: W-3는 직원용이 아니라 고용주가 SSA에 제출하는 보고서입니다.

2️⃣ 누가 Form W-3를 제출해야 하나?

다음 조건에 해당하면 반드시 W-3 제출 대상입니다:

  • 해당 연도에 직원에게 W-2를 한 장이라도 발행한 모든 고용주
  • 법인(Corporation), 파트너십, LLC, 교회, 비영리 단체, 가정 고용주(Household Employer) 포함
  • 비영리라도 직원이 있으면 제출해야 함

예외 아님!
가정에서 베이비시터·도우미를 고용한 경우에도 Schedule H로 납부했더라도 W-2와 W-3 제출은 별도입니다.

3️⃣ 제출 기한 및 전자 보고 규정(2025)

2025년 기준 W-2 및 W-3 제출 기한은 2026년 1월 31일입니다.
며칠이라도 늦으면 IRS 벌금이 자동 부과될 수 있습니다.

전자보고(E-filing) 의무 기준 (2025):

  • W-2, 1099 등 모든 정보 보고서를 합산해 10장 이상이면 전자 제출(E-file)이 필수
  • 예: W-2가 5장이라도 1099-NEC 5장을 함께 제출하면 총합 10장 → e-file 의무

SSA의 공식 업로드 시스템은 Business Services Online (BSO)이며, 신규 고용주는 계정 생성 후 업로드합니다.

4️⃣ Form W-3 주요 작성 항목 해설

W-3에서 가장 중요한 항목은 아래와 같습니다:

  • Employer Identification Number (EIN) — 고용주 사업자 번호
  • Box 1: Wages, Tips, Other Compensation — 모든 직원 임금 총합
  • Box 2: Federal Income Tax Withheld — 연방세 원천징수 총액
  • Box 3 & 5: Social Security/Medicare Wages
  • Box 4 & 6: Social Security/Medicare Tax Withheld
  • Box 13: Dependent Care Benefits
  • Box 16–20: 주·지방세 정보(해당 시)

5️⃣ 예시로 보는 Form W-3 작성

💡 예시 — 작은 교회가 직원 2명에게 W-2를 발행한 경우

직원 A 임금: $32,000
직원 B 임금: $18,000
연방세 원천징수 총액: $4,900
Social Security Wages 합계: $50,000
Social Security Tax Withheld: $3,100
Medicare Wages 합계: $50,000
Medicare Tax Withheld: $725

👉 W-3에는 다음과 같이 기재됩니다:
– Box 1 — $50,000
– Box 2 — $4,900
– Box 3 — $50,000
– Box 4 — $3,100
– Box 5 — $50,000
– Box 6 — $725

핵심: 직원 개별 W-2 총액이 정확히 W-3 총계와 일치해야 오류 없이 처리됩니다.

6️⃣ EA 실무 세무 팁

📌 EA 실무자가 반드시 챙기는 W-3 작성 체크리스트

1) W-2 합계와 W-3 숫자가 1달러라도 다르면 SSA에서 Rejection 발생
2) 직원에게 이미 W-2를 나눠주었더라도 SSA 제출을 누락하면 벌금 부과
3) 전자 보고 시 PDF 업로드가 아니라 SSA BSO 전용 파일 형식 사용해야 함
4) 교회·비영리단체도 직원이 있으면 반드시 제출해야 함
5) 마지막 페이롤 보고와 W-2/W-3 숫자를 대조해 불일치 방지
6) 2025년 제출 벌금(최대): 건당 $310 (지연 기간에 따라 증가)

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